Blog de Finanças | 30 Outubro 2018

Consolidação financeira como uma função no mundo das finanças

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 “Consolidação” significa, de forma resumida, a ação ou processo de combinar uma série de elementos num conjunto mais efetivo ou coerente do que os elementos por separado. No entanto, para as equipas financeiras, também é um processo bem definido, conhecido e usado, que envolve conceitos bastante complexos.

Quais são esses conceitos e processos chave da consolidação financeira?

Um dos processos mais básicos é adquirir dados de balanço gerais (por exemplo, contas de ativos, capital, receita ou despesa) de diferentes sistemas, locais e colaboradores para “mapeá-los” num plano de contas centralizado.

Outra das chaves, obviamente, é consolidar os dados seguindo uma série de determinados padrões, como os estabelecidos pelo GAAP ou pelas Normas para Relatórios Financeiros Internacionais (IFRS). Um dos resultados do processo de consolidação financeira é fornecer relatórios às partes interessadas, internas ou externas. Esses relatórios incluem contas de resultados, balanços e demonstrações de fluxo de caixa.

Não se trata apenas de somar. Também há que realizar outros ajustes

De maneira superficial, a consolidação financeira pode parecer uma simples soma de números. No entanto, é algo muito mais complexo. No processo de consolidação financeira, todos os ajustes são feitos simultaneamente, tanto das sucursais como da empresa sede. Esses ajustes incluem:

▪         Conversão de múltiplas moedas, uma vez que, apenas na Europa, existem onze moedas diferentes correspondentes aos 28 países membros.

▪         Transações entre empresas e eliminação de balanços.

▪         Ajustes às entradas, para refletir a posição correta no orçamento onde as despesas são registradas.

▪         Contabilidade necessária para refletir fielmente a situação financeira das empresas que não são totalmente detidas pela principal.

Ferramentas para consolidação financeira

Nas grandes e medias empresas, o processo de consolidação financeira recai predominantemente no departamento financeiro, com supervisão, em última caso, do diretor financeiro.

Historicamente, a consolidação financeira era realizada manualmente, no entanto, no ecossistema atual, existem vários tipos de ferramentas de software que são usadas para apoiar a consolidação financeira e a criação de relatórios.

Sistemas de contabilidade geral. Funcionam melhor se uma organização utiliza um sistema de planeamento de recursos coletivo ou se existem outros sistemas adicionais dentro desse grupo com a capacidade de coletar dados de outros locais e filiais para consolidá-los.

Folhas de calculo. Embora sejam as ferramentas preferidas das equipas financeiras, não foram especificamente projetadas para ajudar num processo tão complexo como este, que requer precisão e pontualidade nos prazos. O preenchimento de dados num formulário é um processo manual – às vezes muito lento e tedioso – desenvolvido em diferentes separadores ou folhas do mesmo projeto de trabalho. Isso transforma a folhas de calculo numa ferramenta difícil navegar de maneira eficaz e intuitiva. Além disso, estas não são capazes de fornecer pistas de auditoria em relação aos resultados financeiros.

Ferramentas projetadas para consolidação

São ferramentas que são “construídas” especificamente para serem usadas na consolidação financeira, projetadas para integrar dados de várias fontes. Com rastreamentos auditáveis e segurança integrada, muitos têm a capacidade de lidar com entradas em várias moedas e em vários idiomas. Historicamente, estes sistemas foram implementados em data centers on-line que, atualmente estão disponíveis em configurações de clowd e em soluções de “software como serviço” (SaaS).

Os novos padrões de conformidade, rastreabilidade e maior transparência dos dados financeiros estão a colocar uma pressão adicional sobre as equipas, em relação aos períodos de tempo disponíveis em cada ciclo de apresentação relatórios.

Os relatórios consolidados transformam dados em informações consolidadas através de processos automatizados, que aumentam a sua velocidade de geração e a confiabilidade. Isso possibilita, por exemplo, comparar relatórios de diferentes departamentos, como os departamentos de gestão e o legal. Também permitem a consolidação de acordo com determinados padrões e analisam as informações de acordo com as estruturas internas, legais e administrativas.