Blog de Finanças | 17 Setembro 2018

Uma nova forma de elaborar o orçamento anual.

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A elaboração do orçamento anual de qualquer empresa é uma das ações chave para o seu desenvolvimento e crescimento, sem que importe a dimensão ou volume de negócio. No entanto, são poucas as empresas que realmente compreendem esta importância e aproveitam este processo para, adicionalmente transformar este exercício, estabelecendo-o como uma forma de apoio à organização empresarial, com um enfoque integral para com outras ações estratégicas.

Segundo Tom Willman, responsável pela consultoria financeira no The Hackett Group, “há poucos processos que gerem tanto desdém numa empresa como o da elaboração do orçamento anual. Muitas empresas criam um plano anual que acaba por ser irrelevante e desatualizado no momento em que se aprova, devido às condições e alterações do mercado.” Ainda assim, com uma nova perspetiva sobre como elaborar este orçamento anual, a forma completa de implicar a organização no processo e a utilização do plano anual como instrumento transformador e de crescimento, pode disparar os benefícios, tanto no dia-a-dia como nos resultados a curto e medio prazo.

O orçamento anual, muito mais que uma ferramenta de controlo

De forma geral, pode-se dizer que os altos executivos de empresas contam – ou o fazem por norma – com o orçamento como uma forma de dirigir e controlar o funcionamento da organização. No entanto, há muitos responsáveis por esta função que vêm no orçamento uma ferramenta mais poderosa e versátil. Graças a este documento podem transformar as organizações, garantindo-lhes maior poder de decisão e convertendo-os em entidades muito mais flexíveis e adaptáveis. Esta elaboração do orçamento passa de um trabalho altamente politizado de preenchimento de formulários a uma posição em que realmente se pode transformar empresas, combinando e validando as suas estratégias e transformando por completo a sua gestão.

A comunicação como chave do sucesso

Uma boa comuniação é essencial para fazer de um orçamento um exercicio transformador.

Deveria ser desenvolvido pelo departamento de planificação, que por sua vez deve trabalhar condicionado pelos fatores externos do merdado e pelas estimativas acerca da rentabilidade. Distribuir um formulario pelos departamentes comerciais, com tabelas e quadros que se devem completar com dados financeiros, deve ser substituido por uma comuniacação trasparente que apresente cenários realistas sobre o desempenho, expressado em termos operativos, tais como o crescimento do volume de mercado, o crescimento do volume de vendas, a fixação de preços, as taxas de juro, os preços das matérias primas, os preços dos serviços publicos, etc.

Uma solução colaborativa que permita utilizar os dados de forma útil

Se realmente se pretende que o processo de elaboração do orçamento tenha valor, é essencial que os valores orçamentados sejam realistas. Isto significa que a planificação a previsão e a elaboração de relatórios para comparação devem “falar a mesma língua”. Algo assim apenas se consegue de forma eficiente se estas três áreas estratégicas estão vinculadas a uma única base de dados central, preferencialmente multidimensional. Um software de gestão específico para a gestão do orçamento e previsões como o proporcionado por Talentia Sotware – Talentia Budgeting & Planning – pode ajudar a fazer de um orçamento uma ferramenta transformadora que realmente marque a diferença no desenvolvimento empresarial.

Um orçamento otimizado é algo quase impossível de obter se os dados de disseminam e desagregam em múltiplos sistemas de folha de cálculo. Esta solução permite um processo de criação de orçamento mais dinâmico, com um modelo colaborativo e com o orçamento automaticamente recalculado se a revisão mostrar erros o cifras pouco realistas, ou se os eventos se alteram em tempo real. Uma alteração importante, seja ao nível que for, pode tornar um orçamento original irrelevante, pelo que se deve voltar a elaborar durante o transcurso do ano, algo que se evita se o software de adapta à realidade, e não o contrário.