Blog de Finanças Blog RH | 28 Janeiro 2019

Implementação de Software – 10 Dicas para fazer funcionar

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A sua empresa está num processo de seleção de um novo Software?

Estará envolvido na implementação do Software, mas está preocupado com o facto de não ser muito experiente neste tipo de projetos, ou com experiências anteriores?

A sua empresa considera isto como um negócio ou um projeto de TI?

O debate sobre a última questão é complexo, no entanto, esperemos que seja uma visão aceite na generalidade, tendo em conta, que a implementação de Software não é um projeto de TI por si só, no entanto, funciona como uma mudança nos negócios, tornando-se mais efetivo, fazendo com que ganhe mais tempo para outras atividades do seu interesse.

Investir em Software não garante que os desafios sejam resolvidos ou que os processos sejam automaticamente simplificados, no entanto, é uma parte importante para evoluir no seu negócio.

Entender que a implementação de Software é parte de uma mudança comercial muito mais ampla é fundamental, e há muito a ser obtido com a implementação – e adoção – de novos Softwares.

Aqui estão 10 pontos úteis a considerar quando se trata de uma implementação de Software:

1. Saiba por que está a agir assim

É essencial ter uma boa compreensão do projeto, e dos benefícios alcançados para o negócio a serem realizados após a entrega do projeto. Se sabe o motivo pelo qual está a realizar o projeto e qual é o resultado esperado, é sempre possível fazer uma verificação cruzada nos pontos de decisão para garantir que o projeto esteja sempre alinhado com os negócios subjacentes ao projeto.

2. Seja realista

Qualquer forma de mudança é um desafio. Quanto maior a mudança, maior o desafio. Seja realista, é mais provável que tenha sucesso com mudanças que se possam medir. Por exemplo, poderá reduzir a complexidade e sobrecarregar os recursos do seu projeto (que frequentemente permanecem nas suas tarefas diárias) com a sua implementação em diferentes fases? Um lançamento em fases facilitaria a adoção pelos usuários finais? Use a experiência e os conselhos do seu fornecedor para definir uma abordagem que funcione para si.

3. Pesar o verdadeiro custo

O custo geralmente é considerado apenas em termos de orçamento ao implementar um novo Software. Há muito mais a considerar, por exemplo, o tempo necessário para um departamento passar por experimentar e familiarizar-se com o novo produto, bem como, o tempo necessário para migrar os dados de um sistema, associado ao novo produto. Certifique-se de que o orçamento e os recursos estejam disponíveis para iniciar o projeto no lugar certo – permanecendo em todos os lugares.

4. Plano! Plano!! Plano!!!

Há um velho ditado que diz: Se você não planeia, está a planear fracassar!

Os planos não garantem que o seu projeto seja perfeito, mas certamente ajuda a minimizar os riscos. Os projetos geralmente envolvem muitas partes móveis e a equipa – tanto do lado do cliente quanto do fornecedor – necessita conhecer o seu desenvolvimento. O formato do plano depende do tamanho do seu projeto e da cultura da sua empresa. Como fornecedor, somos sempre muito flexíveis quanto ao aspeto do plano – desde que se certifique de que toda a equipa saiba quais são as etapas a seguir e possa responder às perguntas acima, conforme e quando necessário. Há sempre um elemento desconhecido e inesperado. Então planeie, planeie e replaneie quando necessário.

Numa pequena escala, pense em montar uma casa cheia de mobília, embalada sem as instruções…

5. Pode ouvir-me?!

A comunicação é vital para o sucesso de qualquer projeto. Desde o início de um projeto passando por comunicar o progresso até à sua conclusão, é essencial que a equipa do projeto, mas também as partes interessadas, sejam mantidas em loop. Um projeto pode não atingir os seus resultados se a equipa não estiver organizada ou, se não obtiverem as informações adequadas do seu progresso. Em caso de dúvida em relação à configuração comunicação e gestão de todos os elementos interessados, peça ajuda ao gestor de projetos, ao fornecedor e trabalhe por si próprio!

6. Ferramenta certa para o trabalho

Há momentos em que podemos usar um canivete para uma tarefa que exige uma chave de fendas. No entanto, quando se trata de implementar um novo sistema, não podemos correr esse risco. É importante ter os recursos certos para que o projeto seja um sucesso.

Isto é um processo crescente, que garante a escolha certa e o número de pessoas que são preparadas até atingirem o conhecimento correto está envolvendo os responsáveis que estão no local certo para dirigir o projeto. Da mesma forma, pedir a duas pessoas que completem uma tarefa que necessita de quatro, poderia aumentar significativamente os cronogramas do projeto e / ou alguns funcionários muito preocupados. Aplicar recursos no problema, no último minuto, também não garante sucesso. O recurso adicional pode exigir prática e tempo para aumentar a velocidade. Planear os recursos certos para cada fase do projeto é a chave para o sucesso.

7. Fique com o básico

É muito fácil deixar-se levar por um novo Software e querer envolver-se em todos os recursos. No entanto, há mais do que o suficiente para se preocupar quando se trata de levar em conta informações básicas sobre o novo produto. Primeiro, familiarize-se com o essencial e domine o uso desses recursos antes de implementar outros recursos apelativos. Pense nisso como comprar um carro novo. Haverá requisitos obrigatórios que orientarão a sua decisão sobre quais os recursos para adquirir o veículo que pretende. Também pode haver algo agradável em que se concentre menos no momento da compra, mas fará diferença quando se acostumar com o seu carro.

8. Manter o foco

Muitas vezes, existe a tentação de querer que um novo sistema faça tudo, inclusive fazendo com que ele faça tarefas fora daquilo que faria ou deveria fazer. Uma implementação de Software é sempre uma oportunidade para avaliar se outras formas de trabalho suportariam a mudança nos negócios. O novo sistema realmente precisa funcionar exatamente da mesma maneira que seu sistema atual? O custo dessa expectativa pode ser alto. É um bom investimento?

9. O fim está próximo

Um projeto tem um início, um final planeado e um conjunto de entregas. A sua fase final fornece um prazo para o trabalho, um processo planificado para a transição dos negócios de sempre e uma oportunidade de conduzir sessões de “lições aprendidas” e libertar recursos de uma dupla pressão, do trabalho diário e do trabalho no seu projeto. Neste estado, a comunicação interna e as escolhas feitas para impulsionar a adoção do sistema com os seus utilizadores finais, aguarda que um grupo mais amplo – possivelmente toda a sua organização – esteja à disposição com o qual já está a trabalhar há muito tempo. Como fornecedor, neste estado, o nosso trabalho geralmente é feito e as nossas equipas de suporte assumem o controlo.

10. Abordagem experimentada e testada

Existem várias metodologias para implementar um novo Software. Às vezes, as empresas utilizam uma ou mais metodologias para desenvolver as suas próprias abordagens. Seja qual for o caminho, fale com o seu fornecedor para se certificar de que entende como ele funciona e como a abordagem vai atender às suas necessidades. Por vezes as pequenas mudanças nas formas de trabalhar podem fazer uma grande diferença!

Esperemos que a sua próxima implementação de Software seja o mais tranquila possível, impulsione as mudanças que pretende nos negócios e teste com utilizadores finais nos principais dias e semanas após o lançamento!