Blog de Finanças

Uma nova forma de elaborar o orçamento anual.

A elaboração do orçamento anual de qualquer empresa é uma das ações chave para o seu desenvolvimento e crescimento, sem que importe a dimensão ou volume de negócio. No entanto, são poucas as empresas que realmente compreendem esta importância e aproveitam este processo para, adicionalmente transformar este exercício, estabelecendo-o como uma forma de apoio à organização empresarial, com um enfoque integral para com outras ações estratégicas.

Segundo Tom Willman, responsável pela consultoria financeira no The Hackett Group, “há poucos processos que gerem tanto desdém numa empresa como o da elaboração do orçamento anual. Muitas empresas criam um plano anual que acaba por ser irrelevante e desatualizado no momento em que se aprova, devido às condições e alterações do mercado.” Ainda assim, com uma nova perspetiva sobre como elaborar este orçamento anual, a forma completa de implicar a organização no processo e a utilização do plano anual como instrumento transformador e de crescimento, pode disparar os benefícios, tanto no dia-a-dia como nos resultados a curto e medio prazo.

O orçamento anual, muito mais que uma ferramenta de controlo

De forma geral, pode-se dizer que os altos executivos de empresas contam – ou o fazem por norma – com o orçamento como uma forma de dirigir e controlar o funcionamento da organização. No entanto, há muitos responsáveis por esta função que vêm no orçamento uma ferramenta mais poderosa e versátil. Graças a este documento podem transformar as organizações, garantindo-lhes maior poder de decisão e convertendo-os em entidades muito mais flexíveis e adaptáveis. Esta elaboração do orçamento passa de um trabalho altamente politizado de preenchimento de formulários a uma posição em que realmente se pode transformar empresas, combinando e validando as suas estratégias e transformando por completo a sua gestão.

A comunicação como chave do sucesso

Uma boa comuniação é essencial para fazer de um orçamento um exercicio transformador.

Deveria ser desenvolvido pelo departamento de planificação, que por sua vez deve trabalhar condicionado pelos fatores externos do merdado e pelas estimativas acerca da rentabilidade. Distribuir um formulario pelos departamentes comerciais, com tabelas e quadros que se devem completar com dados financeiros, deve ser substituido por uma comuniacação trasparente que apresente cenários realistas sobre o desempenho, expressado em termos operativos, tais como o crescimento do volume de mercado, o crescimento do volume de vendas, a fixação de preços, as taxas de juro, os preços das matérias primas, os preços dos serviços publicos, etc.

Uma solução colaborativa que permita utilizar os dados de forma útil

Se realmente se pretende que o processo de elaboração do orçamento tenha valor, é essencial que os valores orçamentados sejam realistas. Isto significa que a planificação a previsão e a elaboração de relatórios para comparação devem “falar a mesma língua”. Algo assim apenas se consegue de forma eficiente se estas três áreas estratégicas estão vinculadas a uma única base de dados central, preferencialmente multidimensional. Um software de gestão específico para a gestão do orçamento e previsões como o proporcionado por Talentia Sotware – Talentia Budgeting & Planning – pode ajudar a fazer de um orçamento uma ferramenta transformadora que realmente marque a diferença no desenvolvimento empresarial.

Um orçamento otimizado é algo quase impossível de obter se os dados de disseminam e desagregam em múltiplos sistemas de folha de cálculo. Esta solução permite um processo de criação de orçamento mais dinâmico, com um modelo colaborativo e com o orçamento automaticamente recalculado se a revisão mostrar erros o cifras pouco realistas, ou se os eventos se alteram em tempo real. Uma alteração importante, seja ao nível que for, pode tornar um orçamento original irrelevante, pelo que se deve voltar a elaborar durante o transcurso do ano, algo que se evita se o software de adapta à realidade, e não o contrário.

A elaboração do orçamento anual de qualquer empresa é uma das ações chave para o seu desenvolvimento e crescimento, sem que importe a dimensão ou volume de negócio. No entanto, são poucas as empresas que realmente compreendem esta importância e aproveitam este processo para, adicionalmente transformar este exercício, estabelecendo-o como… Read More

As vantagens do Best of Breed na gestão empresarial

A tecnologia implementada no software de gestão financeira permite melhorar claramente os resultados dessa mesma gestão, da dinâmica de trabalho e, tanto da gestão do Capital Humano, como do desempenho financeiro. Existem, no entanto, subtis diferenças nas tipologias de software disponíveis. Apesar de uma elevada percentagem de empresas ter optado por software ERP (Enterprise Resource Planning), existe uma opção mais versátil: o BOB (Best of Breed). Quais são as diferenças e por que razão é esta última opção mais aconselhável?

 O que é o ERP e para que é utilizado

O termo ERP, sigla de “Enterprise Resource Planning”, significa “sistema de planeamento de recursos empresariais”. Estes programas encarregam-se de diversas operações internas de uma empresa, desde a produção e distribuição até aos recursos humanos. As principais vantagens do ERP são a automação de processos da empresa, a disponibilidade da informação numa mesma plataforma, a integração das diversas bases de dados num único suporte informático e a poupança de tempo e de custos.

O software ERP oferece integração com soluções de BI (Business Intelligence), permitindo produzir relatórios sobre o estado da empresa através do uso direto dos dados disponibilizados pelo sistema ERP. Tal oferece um nível de conhecimento detalhado e atualizado do estado da empresa, o que se revela indispensável na hora de analisar e melhorar os processos internos.

 As vantagens do Best of Breed

Este tipo de software caracteriza-se por uma maior especificidade, com funções muito mais exclusivas para cada uma das atividades. Até certo ponto, tem lógica: o ERP trata de uma grande quantidade de departamentos e processos empresariais internos, o que torna difícil a especialização.

Os sistemas Best of Breed permitem que a especialização ocorra numa área determinada, fazendo com que as funções sejam muito mais completas e adaptadas ao departamento ou área de trabalho para o qual foram concebidas. Geralmente, este tipo de software conta com uma maior e melhor taxa de atualização, o que permite um melhor e mais completo desempenho das funções para as quais o software foi implementado. Nesse sentido, a Talentia Software apresenta duas soluções de software Best of Breed: uma para a gestão do Capital Humano e outra para a gestão do desempenho financeiro.

Outra das vantagens do Best of Breed reside no facto de que uma maior especialização se traduz, diretamente, numa maior facilidade de implementação, bem como na redução dos tempos necessários para adaptação no fluxo de trabalho da empresa e numa mais rápida aprendizagem por parte dos utilizadores. Em linhas gerais, quanto mais complexos e dinâmicos forem os processos internos de qualquer empresa, mais e melhores vantagens terá a implementação de um software de gestão BOB.

O software BOB configura-se como o motor da inovação tecnológica para a gestão financeira e do capital humano. O Best of Breed é, sem dúvida, a melhor opção para uma ótima gestão, um tratamento fiável de grandes quantidades de dados e uma especialização que fará com que o trabalho do departamento correspondente se transforme num ativo mais eficiente e produtivo.

A tecnologia implementada no software de gestão financeira permite melhorar claramente os resultados dessa mesma gestão, da dinâmica de trabalho e, tanto da gestão do Capital Humano, como do desempenho financeiro. Existem, no entanto, subtis diferenças nas tipologias de software disponíveis. Apesar de uma elevada percentagem de empresas ter… Read More

Gestão do Desempenho Empresarial (GDE): a evolução do reporting financeiro

Os ciclos de reporting financeiro estão, mais do que nunca, sob grande pressão. As novas normas, as expetativas de transparência acrescidas e os níveis de rastreabilidade aumentados contribuíram para uma mudança considerável na forma como as organizações relatam a informação sobre o desempenho. Como resultado, a Gestão do Desempenho Empresarial (GDE) está, cada vez mais, a ser incorporada.
Os benefícios são claros. Uma abordagem consolidada para dados de negócio importantes, e não só para a informação financeira, fornecem um enquadramento mais amplo sobre comparações de orçamentos e previsão do futuro que combina os dados de todos os departamentos fundamentais. De acordo com este modelo, o processo de reporting inclui indicadores avançados como o canal de vendas, a análise da concorrência, o lançamento de produtos e os níveis de satisfação do cliente.
Sendo o objetivo principal do reporting revelar o que se passa no negócio a qualquer momento, esta evolução é essencial para acompanhar o ritmo acelerado do panorama empresarial – com relatórios financeiros que são acessíveis a múltiplas equipas promovendo a colaboração.
O diálogo entre os departamentos permite que as Finanças trabalhem estrategicamente com todos os departamentos. Assim melhoram o processo de decisão. Esta é uma área que continua a ser de extrema importância, como evidenciado pelas opiniões reunidas tanto de profissionais das Finanças como de RH em inquéritos recentes.
Os sistemas de GDE permitem que os principais acionistas tenham acesso à evolução do desempenho empresarial face ao orçamento interno e à concorrência, assim como ao panorama geral da saúde financeira de uma empresa. No entanto, a exatidão destes balanços é, em grande parte, dependente da qualidade dos dados. Apesar de serem utilizadas tradicionalmente no reporting, as folhas de cálculo podem promover erros dispendiosos.
Em processos complexos, como a Consolidação, Orçamentação e Previsão, não é aconselhada a utilização de folhas de cálculo devido à potenciação de erros. As melhores práticas pressupõem os dados contidos num só repositório que incorpora ferramentas analíticas poderosas e controlos que asseguram validade, segurança e qualidade.
O clássico “row and column” do reporting financeiro de dados deve ser levado a outro nível ao adicionar o contexto. Os profissionais das Finanças que não o fizerem serão incapazes de cumprir o objetivo principal do reporting financeiro: chegar às pessoas certas, no momento certo e com informação exata e utilizável.

Os ciclos de reporting financeiro estão, mais do que nunca, sob grande pressão. As novas normas, as expetativas de transparência acrescidas e os níveis de rastreabilidade aumentados contribuíram para uma mudança considerável na forma como as organizações relatam a informação sobre o desempenho. Como resultado, a Gestão do Desempenho Empresarial… Read More

Três conselhos Talentia para melhorar os seus processos de Reporting financeiro

O Reporting financeiro é uma tarefa-chave para todas as empresas. Dada a crescente pressão a que se vêem submetidos os profissionais financeiros para produzir relatórios precisos, e controlar os dados corretamente, é essencial que o processo seja eficiente e diminua o risco de erros sempre que possível.
Existem alguns passos simples que se devem ter em conta para tornar a tarefa de Reporting mais fácil.

1. Tenha uma só fonte de dados

Embora muitas empresas ainda dependam insistentemente de folhas de cálculo, diversos estudos demonstraram que esta ferramenta provoca erros. Ao manter todos os dados num só lugar, evita os riscos associados à manipulação de múltiplas folhas de cálculo. Situação, esta, em que a probabilidade de cometer um erro aumenta drasticamente. Considera-se que as folhas de cálculo são uma solução barata e fácil de utilizar, embora, na realidade, a recolha de dados de diversas fontes seja uma perda de tempo. Na realidade, a consolidação dos livros é um enorme desafio, em especial para as grandes empresas. Outro problema que surge é o controlo de versões com vários utilizadores que modificam os documentos em diferentes momentos e anulam o trabalho previamente guardado. Contar com uma fonte segura, onde os dados estão consolidados e são atualizados automaticamente, permite confiar na precisão do seu trabalho de reporting.

2. Colabore de forma eficaz

Andar atrás das pessoas por telefone ou correio eletrónico para estar a par do progresso das tarefas pode ser difícil e stressante. Os sistemas que têm ferramentas de fluxo de trabalho oferecem um controlo visual que permite verificar em que estado se encontram os processos e quem é o responsável de cada etapa. Esta estratégia permite aos utilizadores colaborar eficazmente nos projetos, estabelecendo-se ações de controlo mútuas. Deste modo estará sempre ciente de cada fase do processo e do progresso de cada membro da equipa.

3. O auto-atendimento é fundamental

Normalmente, à medida que as empresas crescem, também cresce o número de utilizadores do software financeiro. Os sistemas com auto-atendimento diminuem o tempo gasto na introdução e manipulação de dados na sede, o que permite à sua equipa dedicar-se à tomada de decisões empresariais. Por questões de segurança, os utilizadores podem ser agrupados e pode ser-lhes oferecido o acesso a apenas algumas funções ou gráficos, o que significa que a informação financeira crítica pode manter-se bem guardada, mesmo com muitos utilizadores.
Agora pense, faz estas três coisas de maneira eficaz na sua empresa atualmente?

A Talentia Software elaborou recentemente um white paper (Uncertain political landscapes: A land of Unknown) sobre como considerar a incerteza não como um inibidor, mas como catalisador para uma mudança positiva. Clique aqui para ler mais.

O Reporting financeiro é uma tarefa-chave para todas as empresas. Dada a crescente pressão a que se vêem submetidos os profissionais financeiros para produzir relatórios precisos, e controlar os dados corretamente, é essencial que o processo seja eficiente e diminua o risco de erros sempre que possível. Existem alguns… Read More